회의록(분사록에 보관되는 회의 기록)은 왜 필요할까요?

개요 - 회의록의 역할

회의록(minute)은 조직의 공식 의사결정 기록입니다. 법인·비영리 모두에서 회의록은 다음과 같은 중요한 기능을 합니다:

• 법적 증거 - 의사결정의 존재와 절차 준수를 입증.
• 거버넌스 투명성 - 감독기관·회원·이해관계자에게 책임을 보여줌.
• 실행 관리 - 액션 아이템과 담당자, 기한을 추적.
• 감사·규제 대응 - 감사인·규제당국 질의에 대한 근거 문서 제공.

누가 회의록을 작성·보관해야 하나요?

• 작성(기록): 이사회·총회 등에서 일반적으로 '서기(Secretary)' 또는 지정된 minute taker가 초안 작성.
• 승인: 초안은 보통 다음 정기회의에서 승인되며, 승인 사실은 다음 회의의 회의록에 기록됩니다.
• 보관: 승인된 회의록은 분사록(minute book)에 보관. 전자 저장 시 무단 편집 방지(버전 관리·로그) 필요.

정관 또는 내부 규정에 서면 승인 절차·서명자(예: 의장·서기) 요구가 있는지 확인하세요.

어떤 회의에 대해 회의록을 남겨야 하나요?

• 이사회(Board) 회의(정기·임시)
• 총회(Annual General Meeting, Special General Meeting)
• 주요 위원회(예: 재무위원회, 인사위원회) 회의(중요 결의가 있으면 기록)
• 특별결의·주요 계약·자산 취득·임원 임명/해임 관련 회의

작은 운영 회의라도 중요한 결론·승인·예산 결정이 포함되면 간단한 회의록을 남기세요.

회의록에 꼭 포함해야 할 항목 (권장 표준)

아래 항목을 최소한의 표준으로 권장합니다. 조직·관할법·정관에 따라 추가 항목이 필요할 수 있습니다.

• 문서 헤더: 회의명(예: 이사회 정기회의), 날짜, 시작 시간, 종료 시간, 장소(또는 플랫폼/회의 링크)
• 참석자: 참석자(이사·임원·초청자) 및 결석자 명단(대리 참석/권한 여부 명시)
• 의장 및 기록자: 회의 의장(Chair)과 회의록 작성자(또는 서기)
• 안건 목록(Agenda): 안건 번호 및 제목
• 논의 요지: 각 안건의 핵심 논점·검토 대상(간결히 요약 - 장황한 토론은 불필요)
• 결의안(모션): 모션의 정확한 문구(제안자/제안·제청자 포함), 표결 방식 및 결과(찬성/반대/기권 표 수)
• 액션 아이템: 결정된 실행항목, 책임자, 기한
• 첨부·참조 문서: 결의와 관련된 재무제표·계약 초안 등
• 특별표기: 기밀(‘In camera’) 처리 여부, 법률 자문 요청 등
• 승인 표기: 회의록 승인 일자 및 서명(의장/서기) - 승인 방법(다음 회의 승인/서면 승인 등) 명시

간단한 회의록 템플릿 (예시)

[회사명] 이사회 회의록
일시: 2025-05-01 10:00 - 11:30
장소: 본사 3층 회의실 / Zoom (회의ID: xxxx)

참석: 김대표(의장), 박이사, 이이사, 최서기(기록)
결석: 홍이사(사전 통지)

의장: 김대표
기록: 최서기

안건 1: 회의 개회 및 전 회의록 승인
- 전 회의록 초안 승인: 만장일치 통과. (승인일: 2025-05-01)

안건 2: 2024 회계 연도 재무제표 승인
- 요지: CFO가 주요 수치 설명. 외부 감사보고서 수령.
- 결의(모션): "재무제표를 승인한다." (제안: 박이사 / 제청: 이이사)
- 표결 결과: 찬성 3 / 반대 0 / 기권 0 → 통과.

액션 항목:
- 재무팀: 법정 제출서류 준비 (담당: 재무팀장, 기한: 2025-05-15)
- 경영팀: 주주 공지문 발송 (담당: 경영팀, 기한: 2025-05-10)

회의 종료: 11:30
작성자: 최서기 / 승인: 김대표 (서명)
      

위 예시는 템플릿일 뿐이며, 정확한 문구(특히 모션 문구)는 내부 규정에 맞추어 사용하세요.

승인·서명 절차

• 통상적으로 초안은 차기 회의에서 승인됩니다 - 승인 일자와 승인자를 명확히 기록하세요.
• 승인 후 의장(Chair)과/또는 서기(Secretary)의 서명을 보관하면 신빙성이 높아집니다.
• 전자서명(디지털 서명)의 경우 조직 내부 규정·법적 요건을 확인하고 타임스탬프·버전 로그를 보관하세요.

전자 회의(원격 회의) 시 유의사항

• 정관에 전자회의(전화·화상) 허용 규정이 있는지 확인하세요(없으면 정관 개정 필요할 수 있음).
• 회의록에 '회의 방식(예: Zoom), 접속 방법, 참석 확인 방법'을 기재하세요.
• 원격 참석자의 표결·참석권 인정 방법(음성·챗 기록 등)을 명시하고, 쟁점이 있을 때는 투표 기록을 별도 보관하세요.
• 녹음·녹화는 개인정보·기밀 이슈가 될 수 있으므로 정책·동의 절차를 준수하세요. 녹음본을 보관할 경우 접근 제한 및 보안 조치 필요.

기밀 안건(예: 법률 검토, 인사·보수) 처리 방법

• 'In camera' 또는 'Confidential session'으로 표기하고, 해당 안건의 회의록은 별도 분류·보관하세요.
• 기밀 회의록은 접근 범위를 제한(예: 이사회 전원만 열람)하고, 필요 시 비공개 요약만 공개하세요.
• 법률 자문 내용은 변호사-의뢰인 특권(privilage) 고려 - 법률 자문 전문의 조언을 따르세요.

분사록(minute book) 구성 및 보관 권장

분사록은 회사의 핵심 법적 기록을 모아두는 파일(물리·전자)을 의미합니다. 일반적으로 다음 항목을 포함합니다:

• 정관(Articles), Bylaws
• 주주/주식 장부(Share register) 및 발행증서
• 이사·주주 명부 및 연락처
• 승인된 회의록(이사회·총회·중요 위원회)
• 주요 결의안, 정관/정관 변경서류
• 등록소 제출 영수증(incorporation certificate, annual report 영수증 등)

전자 보관 시 파일명·폴더 구조·버전관리(예: 승인 날짜 포함)로 쉽게 추적 가능하도록 하세요.

보존 기간 권장

정확한 법정 보존 기간은 문서 유형·관할·세법에 따라 다르지만, 일반 권장 기준은 다음과 같습니다:

• 주요 회의록(이사회·총회): 회사 존속 기간 동안 영구 보관 권장
• 재무제표·세무 관련 문서: 세법상 권장(예: CRA 기준) 최소 6~7년(권장 7년)
• 기타 운영 기록: 중요도에 따라 3~7년 권장

해산·청산 시에는 해당 관할의 규정에 따라 마지막 기록 보존 요건을 준수하세요.

접근 권한과 열람 요청

• 정관·법령에서 주주·회원의 분사록 열람 권리가 규정되어 있을 수 있으므로 요청이 있을 때 절차와 제한을 확인하세요.
• 기밀·인사·법률 자문 관련 문서는 민감하니 열람 요청 시 적절한 검토·부분 비공개(레드액션) 적용하세요.

감사·규제 대응을 위한 실무 팁

• 회의록은 사실 중심으로 간결하게 작성 - 감정적 표현·장황한 토론은 지양.
• 결정 이유와 핵심 근거(예: 외부 보고서·법률 자문 참조)는 간단히 메모.
• 액션 아이템은 책임자·기한을 명확히 표기하여 실행 추적이 가능하도록 함.
• 회의록의 누락·오류는 규제 리스크가 되므로 초안 배포 후 빠르게 승인 절차를 진행.

전자서명·전자문서 법적 효력

많은 관할에서 전자서명·전자문서의 법적 효력을 인정합니다. 다만 조직 내부 규정에서 전자 서명 허용 여부, 인증 방법(예: 디지털 서명·타임스탬프), 접근제어 정책을 명확히 하고, 증빙(서명 로그)을 보관하세요.

회의록 분실·기록 누락 시 조치

• 분실된 회의록이 있으면 가능한 한 빠르게 회의 참석자 및 관련자 진술을 받아 사실관계를 재구성하고, 재확인된 내용을 근거로 '확인된 회의록'을 작성해 승인 절차를 진행하세요.
• 법정 분쟁·규제조사 사안인 경우 변호사와 협의하여 보완 자료·증빙을 준비하세요.

위원회 회의록과 주요 차이

위원회(예: 감사위원회) 회의록도 중요하며, 특히 재무·감사 관련 위원회는 해당 회의록을 감사인과 공유할 수 있으므로 상세한 근거기록을 남기는 것이 좋습니다.

공식 참조(BC & 캐나다)

• BC Registries - Incorporated companies & societies 안내: BC Government - Incorporated companies / Societies 안내
• Corporate Online (BC) - 전자 제출·등록 포털: Corporate Online
• Corporations Canada - Corporate records guidance (federal): Corporations Canada
• Canada Revenue Agency (CRA) - record keeping guidance: CRA - Keeping records

요약 체크리스트

• 회의록 템플릿을 표준화(헤더, 참석, 안건, 결의, 액션 아이템, 승인 항목 포함)
• 초안은 신속히 배포하고 다음 회의에서 승인
• 승인된 회의록은 분사록에 보관(전자 보관 시 버전·접근 로그 유지)
• 기밀 안건은 별도 분류·제한 열람
• 감사·규제 대응을 위해 영수증·첨부 문서도 함께 보관